Politica de Confidențialitate

Această Politică de Confidențialitate explică ce date cu caracter personal prelucrăm, de ce le prelucrăm, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți.

Politica se aplică website-ului www.drivee.ro, Platformei Drivee, serviciilor de onboarding, administrare digitală, suport operațional și comunicării cu Drivee.

1. Operatorul de date

Operatorul de date este DRIVEE COPILOT S.R.L., CUI 53881076, nr. Reg. Com. J2026009203008, cu sediul în Municipiul Timișoara, Str. Cornel Grofșoreanu, Camera 3, Bloc 14, Scara A, Etaj 2, Apartament 7, Județ Timiș, email [email protected], telefon +40 774 351 541.

Pentru anumite prelucrări efectuate strict în numele Clientului, Drivee poate acționa ca persoană împuternicită de operator, conform Acordului privind prelucrarea datelor (DPA). Pentru datele necesare contractării, contului, facturării, securității, suportului și obligațiilor legale proprii, Drivee acționează ca operator.

2. Ce date putem colecta

• Date de identificare: nume, prenume, CNP, serie/număr act identitate, data/locul nașterii, adresă, semnătură, fotografie act, date permis.
• Date de contact: email, telefon, adresă de corespondență, conturi de comunicare.
• Date PFA/II: CUI/CIF, număr Registrul Comerțului, sediu profesional, documente ONRC, documente SPV/e-Factura, cod TVA intracomunitar, declarații și dovezi de depunere.
• Date financiare și fiscale: facturi, bonuri, rapoarte Z, rapoarte Uber/Bolt, extrase de cont, venituri, cheltuieli, taxe estimate, RJIP, amortizări, centralizatoare, documente fiscale.
• Date auto și autorizare: talon, carte de identitate vehicul, RCA, CASCO, leasing, comodat/închiriere, certificat profesional, autorizații, ecusoane, documente ARR, cazier/avize dacă sunt necesare pentru dosar.
• Date din platforme terțe: date preluate din Uber/Bolt sau exporturi furnizate de utilizator, venituri, comisioane, curse, bonusuri, rapoarte și documente asociate, în limita accesului autorizat.
• Date de plată și facturare: IBAN, bancă, adresă facturare, istoric facturi, status plăți. Datele cardului, dacă se folosesc plăți online, sunt procesate de procesatorul de plăți și nu sunt stocate integral de Drivee.
• Date tehnice: IP, device, browser, sistem de operare, loguri, timestamp, pagini accesate, acțiuni în cont, cookie-uri, identificatori tehnici.
• Date de comunicare: mesaje email, WhatsApp, SMS, formulare, solicitări de suport, feedback și documente transmise în conversații.
• Date privind campanii: coduri de recomandare, QR, fotografii cu stickerul aplicat pe mașină, informații despre mașina aprobată în campanie, dacă participați voluntar.

Formularul de contact de pe www.drivee.ro colectează doar numele, telefonul, opțional adresa de email, situația selectată și mesajul tău. Nu îți cerem în formular CNP, date de card sau parole.

3. Sursele datelor

Colectăm date direct de la utilizator, din documentele încărcate sau predate, din Platforma Drivee, din comunicările cu utilizatorul, din surse publice/oficiale, din SPV/e-Factura/ANAF/ONRC/ARR în măsura autorizată și din platforme terțe precum Uber/Bolt, prin API, exporturi sau rapoarte furnizate/autorizate de utilizator.

4. Scopurile prelucrării

• crearea și administrarea contului Drivee;
• identificarea utilizatorului și verificarea documentelor necesare onboardingului;
• pregătirea documentelor pentru PFA/II, SPV, e-Factura, TVA intracomunitar, ARR și conturi Uber/Bolt;
• centralizarea veniturilor, cheltuielilor și documentelor activității PFA/II;
• precompletarea/generarea de drafturi, rapoarte, RJIP, centralizatoare, fișe de amortizare și dosar fiscal anual, în limitele contractului și ale datelor disponibile;
• precompletarea drafturilor și suportul tehnic/administrativ pentru verificarea, semnarea și transmiterea documentelor/declarațiilor aferente activității PFA/II gestionate;
• facturare, plăți, abonamente, recuperarea creanțelor și gestiune contabilă proprie;
• suport clienți, notificări operaționale, notificări termene și documente de verificat;
• securitatea platformei, prevenirea fraudelor, logare, audit și apărarea drepturilor Drivee;
• campanii de recomandare, sticker/QR și comunicări comerciale, acolo unde este cazul;
• respectarea obligațiilor legale și răspunsul la solicitările autorităților.

5. Temeiurile legale

Executarea contractului

pentru cont, onboarding, platformă, suport, raportare, facturare și serviciile solicitate.

Demersuri precontractuale

pentru evaluarea situației și pregătirea contractării, inclusiv formularul de contact.

Obligații legale

pentru obligații fiscale, contabile, arhivare, răspuns autorități, protecția consumatorilor și alte cerințe legale.

Interes legitim

pentru securitate, prevenirea fraudelor, îmbunătățirea platformei, apărarea drepturilor, comunicări operaționale și administrarea relației comerciale.

Consimțământ

pentru cookie-uri opționale, marketing direct, anumite prelucrări biometrice/foto sau alte prelucrări unde legea cere acord expres.

6. Cui putem transmite datele

Datele pot fi transmise, în măsura necesară, către:

• ANAF, ONRC, ARR, instanțe, autorități publice sau alte instituții competente;
• platforme sau parteneri precum Uber/Bolt, doar când este necesar pentru activarea/gestionarea contului sau pe baza instrucțiunilor utilizatorului;
• procesatori de plăți, furnizori IT, hosting, email, SMS/WhatsApp, semnătură electronică, OCR/AI, suport tehnic și mentenanță;
• contabili, consultanți, avocați, profesioniști autorizați sau colaboratori implicați în prestarea serviciilor;
• parteneri pentru campanii, sticker/QR, imprimare, aplicare autocolante sau promovare, dacă utilizatorul participă voluntar;
• persoane sau entități către care utilizatorul solicită exportul/transferul dosarului.

Drivee nu vinde datele personale ale utilizatorilor către terți.

Lista furnizorilor tehnici folosiți efectiv este menținută în Acordul privind prelucrarea datelor și actualizată atunci când adăugăm sau schimbăm un furnizor.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Dacă folosim furnizori care prelucrează date în afara Spațiului Economic European, transferurile se vor realiza doar în condițiile permise de GDPR, cum ar fi decizii de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garanții adecvate.

8. Cât timp păstrăm datele

• datele contului se păstrează pe durata contului activ și ulterior atât timp cât este necesar pentru obligații legale sau apărarea drepturilor;
• documentele fiscale, facturile, rapoartele și datele relevante se păstrează pe durata cerută de legislația fiscală/contabilă aplicabilă, de regulă 5 sau 10 ani, după tipul documentului și obligația legală aplicabilă;
• logurile tehnice se păstrează pe perioada necesară pentru securitate, audit și apărarea drepturilor;
• datele de marketing se păstrează până la retragerea consimțământului sau opoziție, dacă nu există alt temei legal;
• în caz de litigiu, control sau suspiciune de fraudă, datele pot fi păstrate până la soluționarea definitivă și expirarea termenelor legale.

9. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile GDPR, puteți solicita:

• accesul la datele pe care le prelucrăm despre dumneavoastră;
• rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• ștergerea datelor, atunci când nu avem obligația legală de a le păstra;
• restricționarea prelucrării;
• portabilitatea datelor;
• opoziția la prelucrările întemeiate pe interes legitim sau la marketing direct;
• retragerea consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau vă afectează semnificativ.

Cererile se transmit la [email protected]. Vom răspunde în termenul legal aplicabil, de regulă în maximum o lună, cu posibilitatea prelungirii în cazuri complexe, conform GDPR.

10. Decizii automate și inteligență artificială

Platforma poate utiliza automatizări, OCR, algoritmi de extragere date sau funcționalități asistate de AI pentru citirea documentelor, centralizarea datelor sau generarea de rapoarte. Aceste instrumente sunt folosite pentru eficientizare și suport operațional. Drivee nu ia decizii cu efect juridic exclusiv automatizat asupra utilizatorului fără intervenție umană, cu excepția cazurilor permise de lege și comunicate distinct.

11. Minori

Serviciile Drivee se adresează persoanelor majore care pot desfășura activități economice și/sau activități de transport alternativ. Nu intenționăm să colectăm date ale minorilor.

12. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor, inclusiv controlul accesului, loguri, limitarea drepturilor, măsuri de confidențialitate, backup și securizarea comunicațiilor. Niciun sistem nu poate fi garantat ca fiind complet lipsit de riscuri. Detaliile sunt descrise în Politica de Securitate.

13. Plângeri și contact

Pentru întrebări sau cereri privind datele personale, ne puteți scrie la [email protected].

Aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, www.dataprotection.ro, dacă apreciați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate.

14. Modificări

Putem actualiza această Politică de Confidențialitate în funcție de modificări legislative, tehnice, comerciale sau operaționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe website/platformă și va indica data ultimei actualizări.